謹防失泄密，檔案數字化存在的這些風險你了解嗎？
編輯：2023-05-26 15:27:32
隨著(zhu)社會的發展與(yu)進(jin)步
檔案資源(yuan)所(suo)具有(you)的巨(ju)大價值
逐漸(jian)被社(she)會所認(ren)知
如今(jin)越來越多的紙質(zhi)檔(dang)案
逐(zhu)漸轉為(wei)數字檔(dang)案
可以說檔案數(shu)字化工作
與我們每(mei)個人息息相(xiang)關
那么(me)
什么是檔案數字化呢？
檔案數(shu)字化是指用(yong)計算(suan)機技術(shu)將模(mo)擬信(xin)(xin)號轉換為數字信(xin)(xin)號的處(chu)理過(guo)程。紙質(zhi)檔案數(shu)字(zi)化(hua)(hua)(hua)就是采用(yong)掃描儀或(huo)數(shu)碼相機等(deng)數(shu)碼設備對紙質(zhi)檔案進行數(shu)字(zi)化(hua)(hua)(hua)加工，將(jiang)其轉化(hua)(hua)(hua)為存儲在(zai)磁盤、光(guang)盤等(deng)載體上并能被計(ji)算機識別的(de)數(shu)字(zi)圖像或(huo)數(shu)字(zi)文(wen)本(ben)的(de)處理過程。
那么
檔案(an)數字(zi)化(hua)又有哪些優勢？
跟著小密往下看！
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檔案(an)數(shu)字化節約了保管費(fei)用(yong)，節省了占地(di)空間，而且(qie)查閱起來(lai)極為方(fang)便(bian)迅(xun)速(su)，從(cong)而(er)避免了反復印制(zhi)資料而(er)造成的紙張和人員的浪費。
數(shu)字(zi)化檔案(an)管理使資(zi)料能及時(shi)歸檔，并盡快提供利(li)用。數(shu)字(zi)化檔案(an)管理使查詢資(zi)料變得(de)非常簡單，真正(zheng)讓辦公人員做到足不出戶便可(ke)知曉天(tian)下大(da)事。
由于信(xin)息的超(chao)時(shi)空流動，數字化檔案(an)(an)事實上(shang)成為(wei)"無墻(qiang)界檔案(an)(an)"，檔案(an)(an)庫也從文件實體(ti)的保管基本變(bian)成了提(ti)供利用方便的信(xin)息控(kong)制中心。
將(jiang)紙(zhi)制檔(dang)案(an)轉(zhuan)變為數字(zi)化電(dian)子檔(dang)案(an)后，檔(dang)案(an)的(de)使用(yong)更加安全。尤(you)其對歷史久遠的(de)檔(dang)案(an)材料，數字(zi)化處理后無(wu)疑(yi)是對其更好的(de)保護，另外，通過(guo)檔案的數字化處(chu)理后，防止了部分(fen)檔案篡改的行為。
相較于以往的管理方式(shi)
數字(zi)化檔案信息管理技術有了(le)極(ji)大提升
既提(ti)高使(shi)用率也節省了(le)時間
然而
便捷的同時也帶(dai)來新的挑(tiao)戰！
尤其是對于檔案數字化(hua)工作中
經常存(cun)在的安(an)全(quan)保密問題(ti)！
在傳統檔案管理的理念(nian)影響下，部(bu)分工(gong)作(zuo)人(ren)員(yuan)對(dui)電(dian)子(zi)檔案的特(te)性了(le)解不深，也未按要求(qiu)對(dui)相關人(ren)員(yuan)進行保密教育和提醒，導致部(bu)分工(gong)作(zuo)人(ren)員(yuan)錯誤地認(ren)為電(dian)子(zi)版檔案資料可以(yi)隨便復(fu)制，便“監守自(zi)盜”，小則損害(hai)個人(ren)信息(xi)安全，大則危害(hai)國家安全。
數(shu)字化檔(dang)案依托于網(wang)絡建立(li)，通過現代化信息(xi)手段把(ba)檔(dang)案載體(ti)與檔(dang)案的(de)信息(xi)分離(li)開(kai)來(lai)，通過網(wang)絡整合(he)關鍵信息(xi)共聯，這樣信息(xi)的(de)深度和廣度得(de)到了(le)加強，同時也(ye)給檔(dang)案管(guan)理(li)的(de)安全帶來(lai)了(le)挑戰。
由(you)于電子檔案(an)管(guan)理系統對(dui)使用(yong)者(zhe)的識別主要是通過用(yong)戶密(mi)碼和(he)用(yong)戶名，以及用(yong)戶密(mi)鑰來識別，一旦出現密(mi)碼泄(xie)露或者(zhe)丟失，網絡管(guan)理系統不能(neng)做到(dao)人員識別，就會對(dui)檔案(an)資(zi)料(liao)的安全產生極(ji)大影響(xiang)和(he)威脅。
為滿足檔(dang)案(an)數字化工作(zuo)的(de)要(yao)求，提高檔(dang)案(an)查詢利用的(de)效(xiao)率，越來越多的(de)單位對檔(dang)案(an)資源開展了檔(dang)案(an)數字化外(wai)包服(fu)務工作(zuo)。
在外包過(guo)程(cheng)中(zhong)，部分單位(wei)存在將涉密(mi)(mi)檔案(an)交(jiao)由不具有保(bao)密(mi)(mi)資質的(de)企(qi)業做數字化(hua)(hua)加工(gong)(gong)的(de)問題，或(huo)者將檔案(an)數字化(hua)(hua)工(gong)(gong)作外包給有保(bao)密(mi)(mi)資質的(de)企(qi)業后當(dang)起了(le)“甩手掌柜”，既不規定數字化(hua)(hua)工(gong)(gong)作的(de)場所，也不派專人或(huo)采取安(an)裝攝像頭等技術手段對數字化(hua)(hua)過(guo)程(cheng)進(jin)行(xing)全(quan)程(cheng)監管，甚至對相(xiang)關(guan)的(de)數字化(hua)(hua)設(she)備也不進(jin)行(xing)安(an)全(quan)檢查，使(shi)國家秘密(mi)(mi)處(chu)于危(wei)險境(jing)地，隨時可能失控(kong)，自認為“高(gao)枕(zhen)無憂(you)”，實則“危(wei)機(ji)四伏”。
檔案(an)數字化保密(mi)工作的重要性
不言而喻(yu)
在檔案數字化大環(huan)境下
如何(he)做好保密工作(zuo)成了新的難(nan)題！
不(bu)過也別(bie)擔(dan)心
小密(mi)自有(you)方法！
檔案(an)管理(li)人員在檔案(an)保(bao)密工作中扮(ban)演著(zhu)極(ji)其(qi)重要的角色，要做好電(dian)子(zi)檔案(an)安全保(bao)密工作，建議設(she)立相對(dui)獨立、專業(ye)的技(ji)術管理(li)崗位，積極(ji)引進專業(ye)對(dui)口(kou)、高素質(zhi)的電(dian)子(zi)檔案(an)管理(li)人才。
在實際工作中，依據最新的政策和制(zhi)度，充(chong)分運(yun)用諸如病毒查殺工具、木馬檢查工具、電子檔案(an)“四性”檢測工具等(deng)，全面(mian)提升(sheng)電子檔案保(bao)密管理(li)工(gong)作水(shui)平(ping)。最(zui)終實現物盡(jin)其用、人盡(jin)其才，安全又保(bao)障的優良局(ju)面(mian)。
一是要按照(zhao)國(guo)家檔案局印發的《檔案數(shu)字化外(wai)(wai)包(bao)安全管(guan)理規(gui)范》要求，慎重選(xuan)擇外(wai)(wai)包(bao)公司開展數(shu)字化工(gong)作，涉及涉密檔案資料的數(shu)字化必須在(zai)專門(men)場所進行(xing)，加工場所要(yao)安裝監(jian)控(kong)設備，并派(pai)專人全(quan)程監(jian)管；對(dui)于掃描儀、打印機等(deng)設備也要(yao)做(zuo)好技術防范工作。
二是對存儲涉密數(shu)字化檔案資料的(de)計算機(ji)等信息設備采取(qu)物(wu)理隔離(li)措施，并嚴(yan)格看管，禁止接入互(hu)聯網。
三是對參與(yu)(yu)檔案數字化工作(zuo)的(de)(de)人員(yuan)(yuan)做(zuo)好身份(fen)審核、登(deng)記等工作(zuo)，數字化服務(wu)(wu)機(ji)構應對工作(zuo)人員(yuan)(yuan)進行(xing)安(an)全保密(mi)教育和必要的(de)(de)上崗培訓，并與(yu)(yu)工作(zuo)人員(yuan)(yuan)簽訂(ding)保密(mi)協議，明確規定工作(zuo)人員(yuan)(yuan)不得閱讀、摘抄、外泄(xie)檔案內容和其(qi)他安(an)全保密(mi)責(ze)任(ren)、義務(wu)(wu)。安(an)全保密(mi)協議應報送檔案部門備案。對相(xiang)關人員承擔檔案數(shu)字(zi)化工作的(de)具體安排要嚴(yan)格記錄在案，確保監管的(de)可追蹤性(xing)。
文章來源(yuan)：成華密(mi)語
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