謹防失泄密！機關、單位如何做好檔案數字化外包服務管理→
編輯(ji)：2023-06-16 14:26:09
隨(sui)著信息技(ji)術(shu)的發展(zhan)，檔案管理(li)逐步實現由傳統管(guan)理(li)模(mo)式向信息化管(guan)理(li)模(mo)式過渡，數(shu)字化檔(dang)案(an)資源逐(zhu)漸占據(ju)重要地位(wei)，而(er)基于檔(dang)案(an)工(gong)作發展(zhan)的(de)實際需求，越來越多(duo)的(de)機關、單(dan)位(wei)積極推(tui)進檔(dang)案(an)數(shu)字化建(jian)設工(gong)作。
當前，機關、單位的檔(dang)案(an)數字化工作大(da)多采取(qu)第三方服(fu)務外包的形式開展，檔(dang)案(an)數字化服(fu)務外包在工作效率、專業程度上有較好的保(bao)障，但在(zai)安全保密管理上仍(reng)然(ran)存(cun)在(zai)一定(ding)的風險隱患，需要(yao)引起大家重視。
究竟什么是
檔案數字化外(wai)包服(fu)務呢？
小密來為(wei)你解答
主(zhu)要(yao)是指(zhi)檔案管理(li)部門為了順應(ying)檔案信息化建設形勢要(yao)求，由(you)專(zhuan)業(ye)(ye)檔案服務公司承擔檔案數字化(hua)業(ye)(ye)務，利用自身(shen)的數字掃描存儲、多媒體(ti)、計算機等(deng)技術，對傳統檔(dang)案資(zi)源進行掃(sao)描、加工與(yu)處理的一種檔案業務處理(li)模(mo)式。
檔案數字化外包服(fu)務
存在哪些風(feng)險隱患(huan)呢？
小密帶你來看(kan)~
↓↓↓
檔案數(shu)字(zi)化工作主要是將(jiang)傳統載體的(de)檔案進(jin)行掃描形成數(shu)字(zi)資源，從實際情況(kuang)來看，機關(guan)、單(dan)位檔案數字(zi)化工(gong)作主要(yao)以紙質(zhi)檔案為主，實(shi)體檔案管理安全風(feng)險主要(yao)存(cun)在以下(xia)幾(ji)個方(fang)面： 檔案(an)機構進行數字(zi)化的檔案(an)多為長期(qi)累積的“歷史”檔案(an)，年(nian)代久遠，部分檔(dang)案(an)紙張(zhang)本(ben)身(shen)就(jiu)已經脆化，在數字化過(guo)程中容易遭到(dao)損害。 檔案掃描需(xu)(xu)履行規(gui)范的出庫、入(ru)庫手續，需(xu)(xu)要認(ren)真核對檔案的數量，但仍存在因數量核對(dui)不(bu)準造成(cheng)的檔案排列順序(xu)錯(cuo)亂、檔案丟(diu)失(shi)的情況。 掃描過程中需要對成(cheng)卷的案卷進(jin)行拆分(fen)，單個(ge)案卷掃描完成(cheng)后還(huan)需(xu)對案卷進(jin)行重新(xin)安裝，這(zhe)一過程中可(ke)能存在順序錯(cuo)亂(luan)、單(dan)頁遺失等(deng)情況(kuang)，難以保證檔案(an)的完整性(xing)。
檔案信息泄露是(shi)開展檔案數字(zi)化建設需(xu)要(yao)重(zhong)點(dian)關注的風險之一，檔案信息泄密風險主要(yao)體現為幾個方(fang)面： 一方面(mian)，檔案在(zai)數字(zi)化(hua)掃描過程中，信息(xi)能(neng)夠被非(fei)本單位檔(dang)案(an)管理(li)人員(yuan)獲取，存在因人員(yuan)保(bao)密意識不強造成的信息(xi)泄露。 另(ling)一方面，將紙(zhi)質檔案(an)轉換(huan)為圖(tu)像信息再(zai)轉換(huan)為數(shu)字信息，可能存在信息失真的情(qing)況，與(yu)紙質檔(dang)案相比，檔(dang)案數據信息(xi)存在易(yi)更改(gai)性(xing)、可拷貝、可遷(qian)移，且(qie)不(bu)留痕跡(ji)、難(nan)以(yi)辨別真假，檔(dang)案數(shu)據信息(xi)的這些(xie)特點也(ye)增加(jia)了泄密風險。 此外，數(shu)字化管理(li)階段，檔案(an)數(shu)據容易遭受黑客、病毒(du)攻擊，一旦檔案管理(li)系(xi)統遭受(shou)損(sun)害，檔案數據就面臨泄密威脅。因(yin)此，強化(hua)檔案信息安全管(guan)理十分必(bi)要。
信(xin)息技術的不對(dui)稱性導致(zhi)質量(liang)評(ping)估難題。檔案信息數字化是一項專(zhuan)業性較強的(de)(de)業務(wu)，外(wai)包之(zhi)后數字化的(de)(de)質(zhi)量(liang)由外(wai)包公司(si)自我控制，檔案部(bu)門目前主要集(ji)中在驗收階段對質(zhi)量(liang)進行(xing)集(ji)中檢查。 但是(shi)檔案部門在人(ren)員不(bu)足，技術不(bu)專(zhuan)，數據(ju)量(liang)又較大(da)的情況(kuang)下，不可能對已數字化的檔案信息(xi)進行一(yi)一(yi)校對，只(zhi)能抽檢，這(zhe)就很難對外包的質量(liang)進行詳細、嚴格的驗收。 從(cong)另(ling)一個層面來講，即(ji)使檔案部門(men)配(pei)備足夠的人員進行(xing)驗(yan)收，由于雙方(fang)所(suo)處地位不(bu)(bu)同(tong)而帶來的專業技(ji)能與信息(xi)的不(bu)(bu)對稱，同(tong)樣也有可能會造成數字化業務的質量打折扣。
檔(dang)案管理部門構建的(de)制(zhi)度(du)體系主(zhu)要(yao)涉及(ji)檔案的(de)保密制度、檔案數(shu)字(zi)化操作流程、檔(dang)案數(shu)字(zi)化的(de)技術(shu)指標、突(tu)發事(shi)件的(de)應急處理、檔(dang)案信息(xi)泄露的(de)懲罰(fa)機制等等。對(dui)數字化各個細(xi)節(jie)作(zuo)出明(ming)確要求以(yi)增強實(shi)踐的可操作(zuo)性(xing)，減少檔(dang)案(an)的安全風險(xian)。 檔(dang)案(an)(an)管理部門(men)要建立檔(dang)案(an)(an)數字化外包服(fu)務(wu)中的信息安全保密(mi)制度(du)，與外包服務(wu)公(gong)司簽訂保密(mi)協議，在檔(dang)案(an)數字(zi)化外(wai)包服務完成以后，確保所有(you)的檔(dang)案(an)信(xin)息(xi)存儲設備(bei)和處理(li)設備(bei)都作安(an)全技術處理，檔(dang)案數字化外包服務公司和人(ren)員不得(de)私自保(bao)留任何檔(dang)案信息資料，使(shi)檔(dang)案數字資源安全(quan)得(de)到有效保(bao)障。 檔案管理部(bu)門應強化對(dui)數字化加工現場(chang)(chang)的(de)管理，安(an)裝視頻(pin)監控(kong)系(xi)統及防火、防水設備；配備門禁系(xi)統，禁止無關人(ren)員進入加工場(chang)(chang)所；配備專(zhuan)業的(de)檔案柜，用于檔案的(de)臨時存放；采用技術手段，對(dui)USB等外接接口實施(shi)禁用；操作人員的手(shou)機、相(xiang)機、U盤等設備不(bu)準帶入加工場(chang)所；涉及檔案交(jiao)接(jie)的環節均由(you)專人負責辦(ban)理(li)交(jiao)接(jie)手(shou)續；對檔案數字化成(cheng)果交(jiao)接(jie)過程(cheng)進行嚴格監督。
檔案(an)管理(li)部門在(zai)檔案(an)外(wai)包(bao)過程中(zhong)應與外(wai)包(bao)公司簽(qian)訂完善的業務合同，主(zhu)要包(bao)括(kuo)外包模式、工作(zuo)內容、質量(liang)要(yao)求、人員培(pei)訓、服務(wu)報(bao)酬、責任劃(hua)定、知識產(chan)權歸屬、違約后果、驗收標準(zhun)、保密協定、后續服務(wu)等。 當出(chu)現(xian)問題時，外包(bao)公司需提供技術(shu)支持(chi)服(fu)務(wu)和維護服(fu)務(wu)等，全方位(wei)響應需求(qiu)，由此加(jia)強對后續過程中的(de)風險控制。
文章來源：成華(hua)密語
咨詢熱線：0351-4073466?
地址：（北區）山西省(sheng)太原市迎澤區新(xin)建南路文源(yuan)巷(xiang)24號文源(yuan)公務中心5層(ceng)
? ? ? ? ? ?（南(nan)區）太原市小店區南(nan)中環街529 號清控創新基地A座4層
